A pandemia trouxe uma mudança acelerada para muitos setores, forçando empresas a repensarem suas operações e a oferecerem serviços digitais para manterem-se relevantes e acessíveis em um período difícil e de incertezas. Esse movimento antecipou a digitalização de processos em diversas organizações, gerando novos desafios para líderes, como CDAOs, e equipes de negócios, que precisaram se adaptar ao uso mais intensivo de dados no dia a dia.
Esse foi o caso da YDUQS, segunda maior holding de educação superior do Brasil, que passou por uma transformação digital significativa ao migrar do ensino presencial para o digital durante a pandemia. Embora essa mudança tenha sido complexa, ela trouxe uma oportunidade única para a área de dados da YDUQS: coletar informações de forma mais rápida e precisa, uma vez que os dados digitais são mais acessíveis e rastreáveis que os dados presenciais.
Porém, para atender às novas demandas deste cenário, a democratização dos dados tornou-se uma peça primordial para iniciar a jornada de transformação digital na YDUQS, pois as áreas de negócio precisavam consumir esses dados de forma fácil e ágil.
Neste ano, a NORDICA, em parceria com a Alteryx, realizou um webinar com a YDUQS para discutir esse processo de transformação, onde coompartilharam como a implementação do Alteryx possibilitou integrar dados de sistemas legados e automatizar processos, promovendo a independência das áreas de negócio e criando uma cultura data-driven em toda a organização.
Assista ao webinar e veja como foi:
Visão do Head de Dados: A importância da Independência Ferramental
O Felipe Martins, Head de Dados da YDUQS, destaca a importância de fornecer autonomia e independência para as áreas de negócio, permitindo que elas sejam protagonistas no uso dos dados. Segundo Felipe, construir uma plataforma de dados integrada, acessível e fácil de ser usada pelas áreas de negócio, é o que faz a diferença no processo das organizações se tornarem orientadas por dados.
“Com Alteryx, conseguimos entregar uma capacidade computacional avançada para as áreas de negócio lidarem com facilidade com dados em altíssimo volume. Aqui, falamos de processos que seriam tecnicamente inviáveis de rodar em outras ferramentas. A descentralização, com independência ferramental, nos permite democratizar o acesso aos dados às áreas de negócios”, diz Felipe Martins.
Para ele, a democratização de dados é sobre a capacidade de todas as áreas da empresa tomarem decisões com dados, onde tornam-se independentes, criando uma parceria entre a área de dados e de negócio, o que viabiliza melhores resultados.
Superando o Legado: O Desafio da Integração dos Dados de Sistemas Diversos da Holding
O rápido crescimento da YDUQS, com aquisições de novas empresas, trouxe um grande desafio: integrar sistemas legados, que incluíam diversas bases financeiras, acadêmicas e de planejamento, que precisavam ser unificadas para garantir uma visão coesa e governável dos dados. Com cinco Data Warehouses (DWs) e um Data Lake, a diversidade de sistemas resultava em um cenário de difícil gestão, com múltiplas versões de dados e visões que dificultavam a análise precisa.
A implementação do Alteryx permitiu que a YDUQS unificasse dados de várias fontes, criando uma plataforma que centraliza e estrutura essas informações. Felipe Martins, Head de Dados, reforça a importância dessa integração:
"Temos cinco DWs diferentes, e os cinco estão certos. O Alteryx foi muito importante para que conseguíssemos lidar com essa complexidade de uma forma mais confortável, que atendesse as áreas de negócio, não somente a equipe técnica”
O impacto dessa integração foi sentido em áreas como a financeira, educacional e de planejamento, onde a tomada de decisões passou a ser mais rápida e precisa graças à capacidade do Alteryx de lidar com volumes e complexidades de dados elevados.
Com essa unificação, a empresa alcançou um ponto essencial para sustentar o crescimento e a autonomia de cada área, mantendo a governança e a integridade dos dados.
A criação da área da área MIS e seu papel estratégico na análise de dados
Para viabilizar essa transformação digital, a YDUQS estruturou sua área de MIS (Management Information Systems), composta por profissionais com conhecimentos técnicos e uma compreensão profunda das necessidades de negócio. O MIS desempenha um papel fundamental na criação de relatórios e análises financeiras e operacionais que orientam a tomada de decisão.
Segundo Rony dos Santos, gestor da área de MIS, a criação dessa equipe facilitou a transformação de processos essenciais, que antes eram inteiramente manuais, em fluxos de trabalho automatizados e otimizados com o Alteryx. Rony explica que o MIS se organiza em duas frentes principais: gestão da informação e automação de análises financeiras. Essa estrutura permitiu à YDUQS simplificar processos e atender rapidamente às demandas das áreas de negócio.
“No MIS, temos um time formado por pessoas técnicas, mas com um forte entendimento do negócio. Isso nos permite criar análises e processos automatizados que realmente fazem sentido para cada área. O Alteryx foi fundamental para otimizar e acelerar nossos processos”, afirma Rony.
Case de transformação: Do processo manual ao “Pivô de Resultados”
Um dos principais exemplos de automação promovida pelo Alteryx na área MIS da YDUQS foi o processo Pivô de Resultados, essencial para consolidar dados financeiros e gerenciais da empresa.
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- Como era antes:
Antes da automatização, esse processo era conduzido manualmente, com um colaborador extraindo dados do sistema SAP, aplicando macros em planilhas, ajustando informações e alimentando um banco de dados local. Após essa etapa, ele ainda precisava consolidar os dados no Hyperion, onde os relatórios financeiros eram finalmente gerados. Esse processo, realizado todas as manhãs, prolongava-se até o início da tarde, consumindo horas e acumulando um alto risco de erros.
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- Como ficou com Alteryx:
O Alteryx automatizou todo o fluxo, a extração de dados do SAP, a aplicação das regras e cálculos, a consolidação das informações e, finalmente, o envio dos dados para o Hyperion. Agora, esse processo é agendado e executado automaticamente durante a madrugada e leva aproximadamente duas horas para ser concluído, sem a necessidade de intervenção manual. Logo no início do expediente, os relatórios estão prontos e disponíveis para consulta, permitindo que a equipe comece o dia com informações consolidadas e precisas.
Essa automação não só eliminou a dependência de um colaborador específico, mas também reduziu o tempo de execução do processo, minimizou o risco de erros e proporcionou maior segurança na qualidade dos dados. Com o Alteryx, a YDUQS passou a contar com um fluxo automatizado que alimenta o Hyperion de forma rápida e confiável, tornando os dados financeiros acessíveis e disponíveis para a análise das áreas de negócio.
A transformação, no entanto, foi além de uma simples replicação do processo manual. Como Rony, gestor da área de MIS, destacou:
“O que aprendemos é não replicar. Se você vai fazer uma automatização no processo, não replique do jeito que ele é feito. Estude esse processo, analise todas as possíveis soluções e melhorias, e reconstrua de uma forma mais fluída.”
De planilhas a Painéis: Automatizando o ETL e Consolidando Dados
Antes da implementação do Alteryx, o processo de consolidação de dados financeiros e operacionais na YDUQS era lento e manual, envolvendo diversas planilhas e a criação de relatórios em slides. Esses relatórios, essenciais para tomadas de decisão, exigiam atualizações frequentes e eram distribuídos entre diferentes áreas. Cada atualização envolvia etapas demoradas, como a busca e extração de dados em várias fontes, seguidas de consolidações manuais no Excel e outras ferramentas.
Para otimizar esse processo, a equipe começou a desenvolver um sistema de ETL básico (extração, transformação e carga) que integrava dados em um banco de dados centralizado. Inicialmente, utilizaram softwares livres para criar fluxos simples, acessando planilhas e bases isoladas, e consolidando essas informações em um banco de dados para facilitar a geração de relatórios. No entanto, com o crescimento dos volumes de dados e a complexidade das análises necessárias, essa solução tornou-se insuficiente.
Ao adotar o Alteryx, a YDUQS conseguiu não só automatizar o ETL, mas também transformar a forma como os dados eram manipulados e apresentados. Alessandro Kameda, um dos executivos do MIS, explicou que o Alteryx trouxe uma série de vantagens: além da velocidade de processamento significativamente superior, a ferramenta permitiu integrar e migrar fluxos de trabalho já existentes de maneira ágil, o que facilitou a transição para uma plataforma mais robusta.
"O Alteryx é intuitivo e permite criar fluxos mesmo sem conhecimento avançado de programação. Com a interface de arrastar e soltar, conseguimos desenvolver sequências lógicas de processamento rapidamente, e ainda há flexibilidade para adicionar códigos personalizados, se necessário," comenta Kameda.
Graças ao Alteryx, a YDUQS substituiu as atualizações manuais em planilhas por painéis dinâmicos e atualizados automaticamente, acessíveis em tempo real para as áreas de negócio. Hoje, em vez de consolidar e revisar manualmente dados dispersos, o Alteryx executa o ETL de forma automatizada e integrada, alimentando diretamente os painéis com dados consistentes e prontos para análise. Essa transformação não só agilizou a obtenção de insights, como também elevou a qualidade e a confiabilidade das informações disponibilizadas, permitindo que as decisões fossem baseadas em dados atualizados com muito mais frequência e precisão.
YDUQS e Alteryx: Um Case de Transformação de Dados Orientado por Uma Cultura Colaborativa
A trajetória da YDUQS com o Alteryx é um exemplo de como a democratização de dados e a automação de processos podem transformar uma empresa em uma organização verdadeiramente orientada por dados, mesmo em um cenário desafiador, como pós-pandemia.
A criação de uma plataforma integrada e acessível, aliada ao apoio do MIS, possibilitou que a YDUQS reduzisse o tempo de execução de processos, consolidasse dados de sistemas legados e aumentasse a autonomia das áreas de negócio para decisões com base em dados.
Para os Chief Data & Analytics Officers que buscam democratizar o uso de dados em suas empresas, o case da YDUQS é uma prova de que, com as ferramentas certas, é possível transformar desafios em oportunidades de crescimento e eficiência.
Quer saber mais sobre como o Alteryx pode apoiar a transformação digital em sua empresa? Entre em contato com a Nordica!
